La redacción de mensajes en el ámbito profesional

Dra. Moraima Mundo Ríos, especialista de idiomas

Título del correo: Actividad 5 | “Buenas! Le escibor para poder enviarle la actividad”

Título del correo: Trabajo | “Profesora no me deja mandar el documento de la tarea atraves del Canvas asi que se la incluyo por aqui”

Correo sin título | “Aqui le envio el trabajo correcto”.

Correo sin título | “La ultima tarea cuando sera corregida”?

La comunicación escrita es un proceso del cual dependemos en nuestro ambiente de estudio o trabajo a diario. Dentro de este ámbito, es común redactar avisos internos como los correos electrónicos que son una herramienta útil y rápida para transmitir la información. Sin embargo, ciertos textos parecen mensajes enviados a un conocido, por teléfono, más que una notificación formal. En ocasiones, todos hemos recibido un cibercorreo sin título o sin un desarrollo adecuado en el contenido. Hay mensajes que no poseen ni un saludo ni una despedida; existen otros que sufren tanto de faltas ortográficas como de puntuación. Conviene ser cuidadoso ante la acción de mandar un correo formal. Es fundamental tomar en cuenta el lugar, las personas y las razones por la cuales redactamos. La palabra escrita refleja quiénes somos, como si se tratara de una carta de presentación.

Preste atención a los siguientes consejos que le serán de beneficio para este tipo de misiva electrónica.

1. Siempre coloque el asunto. El título es una frase que ayuda al destinatario a comprender de qué tratará el mensaje recibido. Este enunciado debe ser breve, pero lo suficientemente claro para ofrecer los datos pertinentes. Por ejemplo, el título “Trabajo” es general. No obstante, la frase “Actividad 5” ofrece una idea más definida.

2. Escriba un saludo. Las etiquetas de cortesía nunca deben pasar de moda. En un correo electrónico profesional, siempre se aconseja saludar a la persona a la que se dirige. Las expresiones como Buenos días, profesor/a [apellido] o Saludos, Dr./Dra. [apellido] muestran educación. Además, establecen un tono apropiado para la conversación. Recuerde evitar los saludos informales tales como hola o llamar a una persona por su primer nombre. Luego de escribir el enunciado, revise que la puntuación usada sea la correcta. En español se colocan dos puntos después del apellido.

3. Asegúrese de que el cuerpo de su mensaje esté estructurado. Comience con una oración específica que trate acerca de la razón por la cual está mandando el correo. Incluya en su texto los detalles necesarios de manera lógica. Esta acción no solo facilitará la comprensión de la idea que se desea emitir, sino que también puede contribuir a que se le brinde una respuesta organizada.

4. Escriba una despedida. Al finalizar su escrito, incluya una frase de despedida amable. Puede usar expresiones como saludos cordiales o cordialmente. Este tipo de palabras estarán seguidas de una coma. Debajo estas palabras, pondrá su nombre completo y cualquier otra información que considere necesaria.

5. Revise la gramática, la puntuación y la ortografía. Los errores ortográficos o gramaticales proyectan una imagen de descuido. Igualmente, afectan la percepción de profesionalismo del remitente. Es aconsejable revisar el correo meticulosamente antes de enviarlo y, de ser posible, utilizar herramientas de corrección para garantizar la pulcritud de la composición.

6. Mantenga un tono respetuoso. Es prudente usar el pronombre personal usted cuando nos dirigimos a personas en el ámbito académico o profesional. Asimismo, se aconseja cuidar las palabras que coloque en la misiva, puesto que reflejan la actitud con la que se escribe. El uso poco cauteloso de algunas expresiones podría dañar la reputación del remitente y tener consecuencias serias.

Escribir un correo electrónico formal requiere la atención de ciertos detalles que, a menudo, se pasan por alto. Por ello, le recomiendo demostrar su imagen profesional y sus habilidades comunicativas en los contextos que lo requieran.